WMS oczami audytora: 7 sygnałów, że Twój magazyn potrzebuje systemu magazynowego WMS. Zareaguj, zanim pojawią się straty

Audyt magazynu bardzo rzadko zaczyna się od pytania o nowoczesne technologie. Zdecydowanie częściej punktem wyjścia są rozbieżności w danych, opóźnienia operacyjne i rosnące koszty, których nikt nie potrafi jednoznacznie wyjaśnić. W praktyce wiele firm nie zauważa momentu, w którym ręczne lub półautomatyczne zarządzanie magazynem przestaje być wystarczające. Z perspektywy audytora istnieją jednak wyraźne ,,czerwone flagi”, które jednoznacznie wskazują, że magazyn potrzebuje systemowego wsparcia. Poniżej przedstawiam siedem najczęściej powtarzających się sygnałów.

Jednym z pierwszych objawów problemów jest rozbieżność pomiędzy stanami ewidencyjnymi a faktyczną ilością towaru. Jeśli inwentaryzacje kończą się dużą liczbą korekt, oznacza to brak bieżącej kontroli nad przepływem towarów.

Audyt wykazuje wtedy, że dane są aktualizowane z opóźnieniem, a magazyn pracuje ,,na wyczucie”, zamiast na rzeczywistych informacjach.

Reklamacje, brakujące produkty lub błędnie wysłane zamówienia często są akceptowane jako nieuniknione. Z punktu widzenia audytora jest to jednak poważny sygnał ostrzegawczy.

Brak standaryzacji procesów kompletacji oraz identyfikowalności operacji to prosta droga do strat finansowych i utraty zaufania klientów.

Podczas audytów bardzo często okazuje się, że sprawne funkcjonowanie magazynu opiera się na doświadczeniu kilku kluczowych osób. To one wiedzą, gdzie faktycznie znajduje się towar, jak omijać niedoskonałości procesów oraz w jakiej kolejności realizować zadania, aby ,,jakoś to działało”. Taki model pracy przez długi czas może nie budzić niepokoju, jednak z perspektywy audytora stanowi poważne ryzyko operacyjne.

Najczęściej objawia się to w następujących sytuacjach:

• nowy pracownik potrzebuje długiego wdrożenia, aby samodzielnie poruszać się po magazynie,
• absencja doświadczonego pracownika powoduje spadek wydajności zespołu,
• rotacja kadry prowadzi do chaosu organizacyjnego i błędów operacyjnych,
• procesy nie są udokumentowane, a decyzje podejmowane są intuicyjnie,
• wiedza nie jest skalowalna wraz ze wzrostem wolumenu zamówień.
   

Z punktu widzenia audytu oznacza to, że firma nie posiada powtarzalnego i kontrolowalnego modelu działania. W takich warunkach może pomóc system magazynowy WMS, który pozwala przenieść wiedzę operacyjną z poziomu jednostek do poziomu systemu, co znacząco ogranicza ryzyko i zwiększa stabilność procesów.

Firmy często deklarują szybkie terminy realizacji, ale nie potrafią ich konsekwentnie dotrzymywać. Audyt ujawnia brak mierzalnych danych dotyczących czasu kompletacji, wydań i przyjęć.

W takich warunkach wdrożenie systemu magazynowego WMS pozwala nie tylko uporządkować procesy, ale również je realnie mierzyć i optymalizować.

Jeśli raportowanie wymaga ręcznego łączenia danych z kilku źródeł, a informacje są dostępne dopiero po zakończeniu okresu rozliczeniowego, zarządzanie magazynem odbywa się reaktywnie, a nie strategicznie.

Audytorzy zwracają uwagę, że brak aktualnych raportów to brak kontroli nad kosztami.

Wzrost liczby zamówień, SKU lub kanałów sprzedaży bardzo szybko obnaża ograniczenia ręcznych procesów. Audyt wskazuje wtedy magazyn jako wąskie gardło rozwoju całej organizacji.

Bez systemowego wsparcia dalsze skalowanie staje się coraz droższe i mniej przewidywalne.

Z perspektywy audytora wdrożenie WMS rzadko jest kwestią innowacyjności - znacznie częściej jest koniecznością wynikającą z ryzyka operacyjnego i finansowego. Im wcześniej firma rozpozna sygnały ostrzegawcze, tym mniejsze będą koszty zmian i potencjalnych strat.

materiał płatny