Co można wrzucić w koszty działalności gospodarczej?

Koszty uzyskania przychodu to wydatki, które przedsiębiorca ponosi w celu osiągnięcia, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów. Krótko mówiąc, są to wszystkie wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą. Ich celem jest zmniejszenie podstawy opodatkowania, co w efekcie prowadzi do niższego podatku dochodowego do zapłaty.

Aby dany wydatek mógł zostać zaliczony do kosztów, musi spełniać kilka warunków:

• Związek z działalnością: Musi istnieć bezpośredni lub pośredni związek między wydatkiem a prowadzoną działalnością.

• Właściwe udokumentowanie: Każdy koszt musi być udokumentowany, na przykład fakturą, rachunkiem, umową lub dowodem wewnętrznym.

• Brak wykluczenia: Wydatek nie może znajdować się na liście kosztów, które są wyłączone z możliwości odliczenia (art. 23 ustawy o PIT).

Do policzenia ile oszczędzisz dzięki zakupowi "na firmę" polecamy kalkulator kosztów firmowych dostępny na https://www.360ksiegowosc.pl/kalkulatory-dla-firm/kalkulator-zakupow-na-firme/

Koszty bieżące

Do tej kategorii należą wydatki, które ponosisz na co dzień, aby twoja firma funkcjonowała. Mogą to być na przykład:

• Materiały biurowe: Długopisy, papier, tusze do drukarek, itp.

• Usługi obce: Księgowość, doradztwo prawne, usługi sprzątania.

• Media: Opłaty za prąd, gaz, wodę i internet w lokalu firmowym.

Koszty związane z majątkiem firmy

Jeśli w ramach działalności kupujesz jakieś środki trwałe (o wartości powyżej 10 000 zł, np. samochód, komputer, maszyny), nie rozliczasz ich jednorazowo, a poprzez amortyzację. Jeśli wartość środka trwałego jest niższa niż 10 000 zł, możesz rozliczyć go jednorazowo w miesiącu oddania do używania.

Koszty transportu

• Samochód osobowy: Jeśli jest on używany wyłącznie do celów firmowych, możesz odliczyć 100% kosztów eksploatacji (paliwo, naprawy, ubezpieczenie). Wymaga to prowadzenia szczegółowej ewidencji przebiegu pojazdu. Jeśli jest używany również prywatnie, możesz odliczyć 100% VAT, ale tylko 75% kosztów eksploatacji (bez VAT) odliczyć od dochodu.

• Samochód ciężarowy: Zazwyczaj można odliczyć 100% kosztów eksploatacji.

Koszty szkoleń i rozwoju

• Szkolenia branżowe: Wydatki na szkolenia, które podnoszą Twoje kwalifikacje i są związane z prowadzoną działalnością (np. kurs programowania dla programisty), mogą być wliczone w koszty.

• Konferencje i seminaria: Opłaty za udział w wydarzeniach branżowych.

Koszty wynajmu i nieruchomości

• Wynajem biura: Czynsz za lokal, w którym prowadzisz działalność, może być kosztem.

• Wynajem mieszkania: Jeśli pracujesz w domu, część opłat (czynsz, media) może zostać zaliczona do kosztów, proporcjonalnie do powierzchni wykorzystywanej na cele firmowe.

Marketing i reklama

Wydatki na promocję są jednymi z najważniejszych kosztów dla wielu firm. Przykłady:

• Reklamy online: Kampanie w Google Ads, Facebook Ads, itp.

• Ulotki i wizytówki: Wydatki na materiały reklamowe.

• Strona internetowa: Koszt hostingu, domeny, czy też wykonania strony.

Ważne jest, aby pamiętać o liście wydatków, które są wyłączone z możliwości odliczenia. Należą do nich m.in.:

• Kary i grzywny: Za nieterminowe opłaty czy wykroczenia.

• Koszty reprezentacji: Luksusowe prezenty dla kontrahentów, wyszukane bankiety, które mają na celu stworzenie wizerunku, a nie bezpośrednio pozyskanie przychodu.

• Podatek VAT i podatek dochodowy.

Ryczałt ewidencjonowany a koszty uzyskania przychodu

Jedną z najistotniejszych różnic między formami opodatkowania jest sposób rozliczania kosztów. W przypadku ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych zasady są diametralnie inne niż przy skali podatkowej czy podatku liniowym. Ryczałtowiec płaci podatek od przychodu, a nie od dochodu. Oznacza to, że co do zasady, nie może odliczać kosztów uzyskania przychodu. Podatek naliczany jest od całkowitej kwoty, jaką zarobiła firma, bez względu na poniesione wydatki.

Ta forma opodatkowania jest korzystna dla przedsiębiorców, którzy nie generują wysokich kosztów, np. dla osób świadczących usługi w ramach wolnych zawodów, programistów, grafików czy korepetytorów, gdzie marża jest wysoka, a wydatki na zakup towarów czy materiałów są minimalne. Wybierając ryczałt, zyskujesz prostotę rozliczeń i niższe stawki podatkowe, ale tracisz możliwość zmniejszenia podatku poprzez uwzględnianie firmowych wydatków.

Warto jednak zaznaczyć, że nawet na ryczałcie można skorzystać z pewnych odliczeń. Są to m.in. zapłacone składki na ubezpieczenia społeczne oraz 50% składek na ubezpieczenie zdrowotne. Możliwe jest również odliczenie niektórych ulg podatkowych, takich jak ulga termomodernizacyjna czy ulga na złe długi. Mimo to, nie ma możliwości uwzględniania w kosztach typowych wydatków, takich jak paliwo, wynajem biura czy zakup komputera.

Dla porównania, zarówno skala podatkowa, jak i podatek liniowy dają możliwość pełnego odliczania kosztów, co zmniejsza podstawę opodatkowania. Jeśli Twoja działalność wiąże się z wysokimi wydatkami (np. w handlu, budownictwie czy produkcji), te formy opodatkowania mogą okazać się znacznie korzystniejsze, ponieważ faktycznie płacisz podatek od dochodu (przychód minus koszty), a nie od całego przychodu.

Pamiętaj, że zawsze warto skonsultować się z księgowym lub doradcą podatkowym, aby mieć pewność, że prawidłowo rozliczasz swoje koszty.

materiał płatny