Faktura dwujęzyczna – jak wystawić dokument w dwóch językach

W skrócie: Faktura dwujęzyczna to jeden dokument, na którym te same pozycje pojawiają się w dwóch językach naraz – najczęściej po polsku i w języku kontrahenta. Dzięki temu zagraniczny klient rozumie fakturę, a Ty zachowujesz polską wersję na potrzeby księgowości i ewentualnej kontroli. W programie do fakturowania wystawisz ją w kilka chwil, wybierając odpowiedni układ językowy.

Faktura dwujęzyczna to dokument, w którym opisy pól, nazwy pozycji i formuły widnieją równolegle w dwóch wersjach językowych. Najpopularniejsza jest faktura po polsku i angielsku, ale drugim językiem może być niemiecki, francuski czy dowolny inny język kontrahenta. Kwoty, daty i dane pozostają te same – zmienia się jedynie warstwa opisowa.

Faktura w dwóch językach przydaje się zawsze, gdy sprzedajesz za granicę lub obsługujesz zagranicznych klientów w Polsce. Dokument w ojczystym języku odbiorcy ułatwia zrozumienie warunków płatności, przyspiesza akceptację i buduje profesjonalny wizerunek firmy. Jednocześnie polska wersja zostaje przy Tobie, więc nie musisz niczego tłumaczyć na potrzeby biura rachunkowego.

To częsta wątpliwość. W praktyce polskie przepisy nie zabraniają wystawiania faktur wyłącznie w języku obcym. Języka polskiego wymaga się natomiast od samej księgi przychodów i rozchodów, w której faktura jest ujmowana. Problem pojawia się przy kontroli: urząd może zażądać tłumaczenia faktury obcojęzycznej na język polski. Faktura bilingualna pozwala tego uniknąć – kontrahent dostaje dokument w swoim języku, a Ty od razu masz gotową polską wersję, bez konieczności tłumaczenia na wypadek kontroli.

Faktura dwujęzyczna zawiera te same obowiązkowe elementy co każda inna faktura – dane sprzedawcy i nabywcy, numer dokumentu, datę wystawienia, opis towaru lub usługi, ceny oraz stawki i kwoty VAT. Kwota podatku VAT musi być wykazana w złotych, niezależnie od waluty, w jakiej wystawiono fakturę. Przy sprzedaży wewnątrz Unii Europejskiej dochodzi zwykle numer VAT UE obu stron transakcji. Wartości liczbowe pozostają wspólne dla obu wersji, więc dokument jest spójny i czytelny niezależnie od tego, w którym języku go czytamy.

Nie trzeba tworzyć dwóch osobnych dokumentów ani ręcznie tłumaczyć pozycji. W dobrym programie do fakturowania wystarczy podczas wystawiania faktury:

• wskazać opcję dokumentu dwujęzycznego i język faktury,
• wybrać odpowiednią walutę,
• uzupełnić pozycje – stałe elementy faktury pojawią się automatycznie w obu językach, a nazwy pozycji wpisujesz w drugim języku samodzielnie (np. w opisie produktu).

System zadba też o przeliczenie waluty po właściwym kursie, a stawkę VAT wskazujesz samodzielnie, więc gotowy dokument od razu nadaje się do wysyłki.

Faktury dwujęzyczne wygodnie wystawisz w Fakturowni – programie do fakturowania, który obsługuje wiele języków i walut. Wybierzesz w nim język dokumentu, układ dwujęzyczny oraz automatyczne przeliczanie kwot, a fakturę po polsku i w języku klienta wyślesz w niecałą minutę. To proste rozwiązanie dla każdego, kto sprzedaje za granicę.