ZUS IWA za 2025 rok. Kto musi złożyć formularz? Jest ostateczny termin

Część przedsiębiorców musi pamiętać o ważnym obowiązku wobec ZUS. Chodzi o formularz ZUS IWA za 2025 rok, który ma bezpośredni wpływ na wysokość składki na ubezpieczenie wypadkowe w kolejnym roku. W tym roku dokument trzeba złożyć najpóźniej do 2 lutego. Sprawdź, kogo dotyczy ten obowiązek i jakie dane należy przygotować.

Część przedsiębiorców ma obowiązek złożenia formularza ZUS IWA za 2025 rok. Dokument ten jest bardzo ważny, ponieważ na jego podstawie Zakład Ubezpieczeń Społecznych ustala wysokość składki na ubezpieczenie wypadkowe na kolejny rok składkowy.

W 2026 roku termin na złożenie formularza jest wydłużony. Standardowo upływa on 31 stycznia, jednak ponieważ w tym roku ten dzień przypada w sobotę, ostatecznym terminem jest 2 lutego 2026 roku.

ZUS IWA to informacja o danych potrzebnych do ustalenia składki na ubezpieczenie wypadkowe. Składka ta obowiązuje w tzw. roku składkowym, który trwa od 1 kwietnia do 31 marca następnego roku.

Dane przekazane w formularzu ZUS IWA za 2025 rok posłużą do ustalenia wysokości składki wypadkowej na okres od 1 kwietnia 2026 roku do 31 marca 2027 roku.

Nie wszyscy przedsiębiorcy mają obowiązek składania tego dokumentu. Formularz ZUS IWA za 2025 rok muszą złożyć tylko ci płatnicy składek, którzy jednocześnie spełniają trzy warunki.

Obowiązek dotyczy firm, które:

• były zgłoszone jako płatnicy składek na ubezpieczenie wypadkowe przez cały 2025 rok oraz przynajmniej jeden dzień w styczniu 2026 roku,

• w 2025 roku zgłaszały do ubezpieczenia wypadkowego średnio co najmniej 10 osób miesięcznie,

  Reklama

• na dzień 31 grudnia 2025 roku były wpisane do rejestru REGON.

Jeśli którykolwiek z tych warunków nie jest spełniony, przedsiębiorca nie musi składać ZUS IWA.

W formularzu ZUS IWA należy podać kilka informacji dotyczących działalności firmy i warunków pracy.

W dokumencie trzeba uwzględnić:

• rodzaj prowadzonej działalności według przeważającego kodu PKD,

• liczbę osób zgłoszonych do ubezpieczenia wypadkowego,

• liczbę pracowników pracujących w warunkach zagrożenia,

• informacje o wypadkach przy pracy, które miały miejsce w 2025 roku,

• dane o wypadkach ciężkich i śmiertelnych, jeśli takie wystąpiły.

  Reklama

– Na podstawie tych informacji ZUS ustala wysokość składki na ubezpieczenie wypadkowe, którą płatnik będzie opłacał od 1 kwietnia 2026 roku do 31 marca 2027 roku – wyjaśnia Wojciech Ściwiarski, rzecznik prasowy ZUS w województwie mazowieckim.

Sposób ustalenia składki zależy od tego, czy przedsiębiorca składał formularz ZUS IWA przez kilka lat z rzędu.

ZUS ustali składkę automatycznie

Jeżeli płatnik przez trzy kolejne lata przekazywał do ZUS formularz ZUS IWA, nie musi sam liczyć składki. W takim przypadku:

• ZUS sam ustala wysokość stopy procentowej,

  Reklama

• informacja o nowej składce pojawi się do 20 kwietnia 2026 roku na koncie przedsiębiorcy w PUE/eZUS.

Przedsiębiorca musi ustalić składkę samodzielnie

Firmy, które nie składały IWA przez trzy lata z rzędu, muszą same obliczyć wysokość składki. W tym celu:

• biorą pod uwagę przeważający kod PKD,

• stosują stawkę odpowiednią dla rodzaju działalności i poziomu ryzyka.

Jeżeli przedsiębiorca zgłasza do ubezpieczenia wypadkowego nie więcej niż 9 osób, składka wynosi 50 procent najwyższej stopy procentowej ustalonej dla danej grupy działalności.

Od 1 kwietnia 2026 roku ponownie zmienią się stopy procentowe składki na ubezpieczenie wypadkowe. Nowe stawki dla poszczególnych grup działalności:

• zostaną ogłoszone w marcu 2026 roku,

• będą obowiązywać przez kolejny rok składkowy.

Formularz ZUS IWA należy złożyć w takiej samej formie, w jakiej przedsiębiorca przekazuje inne dokumenty ubezpieczeniowe.

Dostępne formy złożenia:

• elektronicznie – jeśli dokumenty są wysyłane online, ZUS IWA również trzeba przesłać elektronicznie,

• papierowo – jeżeli firma składa dokumenty w wersji papierowej, formularz IWA także należy dostarczyć w tej formie.

W przypadku wysyłki pocztą na kopercie należy umieścić wyraźny dopisek: „ZUS IWA”.

Szczegółowe informacje dotyczące formularza ZUS IWA oraz zasad ustalania składki na ubezpieczenie wypadkowe można uzyskać:

• na stronie internetowej ZUS,

• pod numerem telefonu 22 560 16 00,

• w każdej placówce Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.